prosedur surat keluar sistem buku agenda

 Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh suatu organisasi kepada pihak lain.

Surat keluar yang dikirimkan kemungkinan disebabkan oleh tiga faktor :

1)      Merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima

2)      Karena merupakan kebutuhan. 

3)      Karena akan memberikan sesuatu hal.

Prosedur pengurusan surat keluar atau pengiriman surat secara umum adalah sebagai berikut :

A.    Persiapan

Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan surat.  Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.       Menentukan jenis, ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat.

b.      Mengemukakan ide, fakta dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami.

c.       Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.

d.      Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit

e.       Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan sopan.

f.       Menggunakan bahasa yang baku.

Setelah memperhatikan hal-hal tersebut diatas, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima surat.  Disamping itu seorang penulis surat harus memperhatikan perunjuk dari pimpinan atau pejabat lain yang minta dibuatkan surat.  Surat yang disusun harus sesuai dengan catatan yang diberikan.

B.     Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian yang lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi sehingga memudahkan juru tik untuk mengetiknya.  Konsep surat yang tidak disusun dengan baik akan menyulitkan juru tik, karena dia harus banyak menyesuaikan antara konsep dengan bentuk surat yang sebenarnya.

Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat dapat dilakukan dengan dua sistem :

1)      Sentralisasi

Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)

2)      Desentralisasi

Konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing unit atau bagian.  Dengan arti kata setiap unit yang ada dalam suatu kantor membuat konsep surat sendiri-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.

Dari segi orang yang membuat, konsep surat dapat dibuat oleh :

a.       Atasan atau pimpinan

Ada 4 kemungkinan pembuatan konsep surat oleh pimpinan :

1)      Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan mengetiknya sendiri.  Biasanya untuk surat yang bersifat rahasia.

2)      Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru tik untuk mengetiknya.

3)      Atasan membuat konsep surat secara garis besarnya saja dan dilengkapi oleh sekretaris atau pembantunya untuk diselesaikan, kemudian diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

4)      Atasan membuat konsep surat dengan cara mendiktekan kepada sekretaris atau pembantunya.

Pendiktean konsep ada dua macam :

1.      Pendiktean Langsung

Adalah pengambilan dikte secara langsung oleh sekretaris kepada pimpinan dengan menggunakan tulisan steno.

2.      Pendiktean Tidak Langsung

Adalah pendiktean dengan menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing machine).  Dimana nantinya sekretaris akan menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan.

b.      Konseptor (orang yang ditunjuk untuk membuat konsep surat)

Untuk surat-surat yang sifatnya rutin biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep surat kepada konseptor.

C.    Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan.  Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan.  Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

D.    Mengagendakan Surat

Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat kedalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat. 

Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor : 001 / KP / VII / 2006.  Artinya :

001      : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

KP       : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )

VII      : Bulan surat dibuat

2006    : Tahun Surat dibuat

E.     Pengetikan Konsep

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat, kemudian diserahkan pada unit pengetikan.  Oleh juru tik konsep surat diketik kedalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Surat yang diketik harus kelihatan rapi.  Harus diketik pada kertas yang bagus, rapid an sistematis. Sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya.  Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.

F.     Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik dilakukan oleh :

a.       Pengetik surat (juru tik)

Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

b.      Konseptor

Setelah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa

c.       Penanggung jawab surat

Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

d.      Agendaris

Surat yang akan diagendakan /di catat dalam buku agenda harus pula diperiksa oleh agendaris.

G.    Penandatanganan surat

Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi (net surat) disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani.  Surat yang akan ditandangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus (signature folder)

H.    Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel.  Bila terdapat surat yang belum diberi stempel maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang syah.  Stempel dibubuhka sebelah kiri menyinggung / menyentuh sedikit tanda tangan.

I.       Melipat Surat

Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan.  Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar kedua disimpan sebagai arsip.  Untuk suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.

Ada 8 cara melipat surat, yaitu : Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold, lipatan baku (standard fold), lipatan baku rendah (low standard fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan model prancis (French fold) dan lipatan model baron (baronial fold).

J.      Penyampulan surat

Selesai dilipat, surat harus diberi sampul atau amplop.  Pada sampul surat harus dilengkapi :

a.       Alamat pengirim bila tidak memakai kop surat.

b.      Nomor surat diketi di kiri atas di bawah kop surat.

c.       Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor.

d.      Stempel bebas bea atau perangko secukupnya.

K.    Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara :

a.       Dikirim langsung, surat tersebut dikirim langsung atau sendiri oleh kurir ke alamatnya dengan menggunakan buku ekspedisi.

b.      Dikirim melalui pos.  Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat.

Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua bagian :

a)      Pengiriman surat keluar intern /masih dilingkungan dalam perusahaan, dalam sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern.

b)      Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.

L.     Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirim kealamat yang dituju.  Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.

prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk	Nomor Urut Agenda	Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk	Alamat Pengirim	Hal	Lampiran	Isi Disposisi	Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.