berbicara yang baik ituuu ...

ETIKA BERBICARA

Kegiatan berbicara dapat dilakukan dengan beragam tujuan. Jika memperhatikan tujuan, tentu pembicara akan menempatkan dirinya sebagai penyampai informasi, menghibur, atau memotivasi. Kegiatan itu akan berpengaruh terhadap gaya dan teknik penyampaiannya. Jika bertujuan untuk menyampaikan informasi, pembicara dapat bersuara datar dan tidak terlalu sering melakukan gerakan kinestetik lainnya. Jika bertujuan untuk menghibur, pembicara diwajibkan untuk dapat menampilkan sikap empati dan simpati melalui raut muka dan gerakan anggota tubuh. Jika bertujuan untuk memotivasi, pembicara harus bersuara lantang, jelas, dan sarat makna. Dan itu memerlukan kemahiran tersendiri.

Karena kegiatan itu dilaksanakan di depan public atau banyak orang, pembicara perlu mengetahui etika sebagai pembicara. Etika adalah kesantunan atau batasan norma untuk menghormati lawan tutur atau lawan bicara. Menurutku, ada tiga etika yang perlu diketahui dan dipahami oleh pembicara. Ketiga etika itu adalah menjaga konsistensi materi, bersikap jujur, dan menjaga kesantunan.

Etika 1: Menjaga Konsistensi Materi

Banyak pembicara gagal menyampaikan materi kepada pendengar karena ketidakkonsistenannya. Maksudnya, pembicara suka berbicara secara serampangan atau tidak terpola. Jadi, pembicara sekadar berbicara. Maka, keasyikan berbicara itu berakibat kepada terjadinya penyimpangan materi. Etika ini terlalu sering terjadi. Dari mana kita mengetahuinya? Cukup dari reaksi peserta atau pendengar.

Jika para pendengar itu kurang bergairah mengikuti pembicaraannya, pembicara harus cepat bersikap. Pembicara harus berintrospeksi secara spontan: mengapa pendengar mengantuk dan tidak memperhatikanku? Jika pembicara tidak menanggapi kondisi ini, pendengar pun akan mengasyikkan diri seraya melakukan aktivitas menyimpang dari materi.

Etika 2: Bersikap Jujur

Dalam sebuah kegiatan seminar atau diskusi, tentu akan diadakan forum atau session tanya jawab. Pada kesempatan seperti ini, pembicara sering gagap atau kurang siap menerima pertanyaan dari peserta. Bagaimana kita mengetahui bahwa pembicara bersikap demikian? Tentu dari cara menjawab pertanyaan yang sering mbulet atau berbelit-belit. Ini adalah sikap yang tidak baik. Pembicara harus bersikap jujur.

Jika memang pertanyaan itu dirasa berat dan mungkin kurang pas, pembicara sebaiknya menyiasatinya dengan menunda jawaban. Pembicara dapat meminta nomor HP atau email penanya. Itu tentu lebih diapresiasi atau dihargai pendengar daripada jawaban yang berbelit-belit tadi. Pendengar itu berasal dari tataran setting yang berbeda-beda: akademisi, pengusaha, atau mungkin masyarakat awam. Jadi, pembicara tidak boleh menyamaratakan kondisi jika peserta memang bertanya.

Bersikap santun ketika melayani peserta.

Etika 3: Menjaga Kesantunan

Pembicara itu dapat diibaratkan sebagai penjual suara. Kalau suaranya berkualitas, tentu pendengar pun akan membelinya. Pengertian kualitas tentu berdasarkan isi, teknik, dan kesan pendengar. Namun, kesan pendengar harus mendapat prioritas pembicara. Mengapa? Karena pendengar memperhatikan semua tingkah dan sikap serta kesantunan pembicara tersebut.

Agar dapat meninggalkan kesan positif dan mendalam, sebaiknya pembicara bersikap santun. Kesantunan dapat dimulai dari sikap ramah ketika berbicara. Dapat pula dilakukan ketika berpakaian. Dan dapat pula dilakukan ketika menjawab pertanyaan. Banyak pembicara kurang memperhatikan etika. Maka, wajar-wajar saja pendengar bersikap acuh dan tidak memperhatikannya.

Ketika mengawali pembicaraan, sebaiknya pembicara menyapa dengan salam, memperkenalkan diri, dan hantarkan isi secara sistematis. Ketika berpakaian, hendaknya pembicara mengenakan baju yang pantas dan santun. Ketika menjawab pertanyaan, pembicara perlu menyampaikan ucapan terima kasih. Setelah itu, pembicara menjawab pertanyaan itu secara logis dan proporsional.

Jika pembicara sudah mampu menjaga ketiga etika di atas, tunggulah keajaibannya. Pendengar akan memberikan beragam reaksi apresiasi: tepuk tangan, tertawa ramah, dan bertukar alamat. Ini adalah awal dari terbukanya pintu rezeki lainnya. Jadi, pembicara perlu memperhatikan ketiga di atas jika memang berkeinginan agar rezeki terus mengalir kepada dirinya.

belajar sopan santun yaakk

Tata Cara Menerima Tamu, Bertelepon, dan SMS

Etika berguna untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja dan membantu urusan bisnis agar lebih lancar dan efisien.

Tata Cara Menerima Tamu:

   Segera membuka pintu untuk tamu.

   Menyapa tamu: selamat pagi Pak/Bu.

   Mempersilahkan tamu untuk masuk: mari Pak/Bu, silahkan masuk.

   Mempersilahkan tamu untuk duduk.

   Menanyakan siapa tamu tersebut dan dari mana: boleh tahu dengan Bapak/Ibu siapa dan dari instansi mana?

   Menanyakan keperluannya dengan kalimat yang sopan: ada yang bisa kami bantu Pak/Bu?

   Jika tamu berkepentingan dengan orang lain, minta tamu menunggu sebentar untuk dipanggilkan orang yang bersangkutan.

   Layani dengan sopan, ramah, dan sikap membantu.

   Sabar dan jangan terpancing jika tamu kurang menyenangkan.

   Apabila tamu hendak pulang, antar sampai pintu pagar.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

       Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

       Apabila tamu masuk, Anda hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

       Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Hal-hal yang perlu dihindari dalam berbicara dengan tamu:

• Memotong pembicaraan orang lain.
• Memonopoli pembicaraan atau percakapan.
• Membicarakan hal-hal yang bukan urusan pekerjaan.

Tata Cara Bertelepon

Telepon adalah salah satu alat untuk berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika dalam berbicara melalui telepon. Ada beberapa cara yang harus dilakukan pada saat menerima atau menelepon orang lain.

Menerima telepon:

Ø  Pada saat telepon berbunyi, sebaiknya mengangkat gagang telepon sesegera mungkin, jangan biarkan penelepon menunggu lama. Jangan mengangkat telepon yang sedang berdering dengan kasar, karena hal itu menunjukkan ketidaksenangan dan ketidaksopanan terhadap orang yang ada di sekitar Anda.

Ø  Menyebutkan nama instansi dan memberi salam kepada penelepon, misal: Pointer, selamat pagi. Sampaikan salam dengan suara jelas dan tidak terburu-buru.

Ø  Tanyakan dengan sopan siapa lawan bicara Anda tanpa terkesan menginterogasi, misal: mohon maaf, boleh tahu dengan siapa saya bicara? Ada yang bisa saya bantu?

Ø  Dengarkan baik-baik permintaan si penelepon, jangan memotong pembicaraan.

Ø  Jika penelepon berkepentingan dengan orang lain, maka sambungkan segera kepada orang yang dituju, jelaskan siapa dan dari instansi mana si penelepon tersebut kepada orang yang dituju.

Ø  Apabila orang yang dituju tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus bisa menerima pesan yang ingin disampaikan penelepon, catat dengan lengkap dan jelas, tanyakan dan catat kapan dan di nomor berapa penelepon bisa dihubungi. Pastikan pesan tersebut sampai kepada orang yang dimaksud.

Ø  Ucapkan terima kasih pada setiap akhir pembicaraan dan ucapkan kembali salam selamat pagi/siang /sore.

Ø  Beri kesempatan kepada penelepon untuk menutup telepon terlebih dahulu. Tutup telepon dengan perlahan.

Ø  Bersikaplah tersenyum dan duduklah dengan sopan pada waktu berbicara melalui telepon karena sikap yang kurang ramah dan posisi duduk yang kurang sopan dapat dirasakan oleh lawan bicara.

Hal-hal yang perlu diperhatikan:

       Sikap mau membantu.

       Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.

       Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.

       Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.

       Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.

       Jangan menguap.

       Jangan memotong pembicaraan.

       Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.

       Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.

       Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

Memberikan Layanan Melalui SMS

       Bila menerima SMS segera balas, jika terjadi penundaan ucapkan permintaan maaf.

       Balas SMS dengan kalimat yang formal dan fleksibel.

       Dahului dengan sapaan yang sopan, misal: Bapak atau Ibu.

       Jika menggunakan singkatan, gunakan singkatan yang umum dan mudah dimengerti.

       Akhiri SMS dengan nama Anda dan nama instansi tempat Anda bekerja. Hal ini akan kelihatan lebih resmi dan akan memudahkan mitra kerja Anda untuk mengenali SMS Anda, karena bisa jadi orang yang Anda SMS tidak menyimpan nomor Anda.

       Jika SMS kita salah kirim, segera kirim SMS yang berisi permintaan maaf karena telah salah kirim.

       Jika SMS penting yang Anda kirim tidak segera mendapat balasan, konfirmasikan lagi melalui telepon.

       Jangan memakai huruf besar semua karena itu menandakan kemarahan.

       Ucapkan terima kasih pada akhir SMS.

       Jika mengirim/menerima SMS yang penting, jangan langsung dihapus sampai urusan yang dimaksud sudah selesai.

       SMS berakhir pada Anda.

belajar ngetik 10 jari yuuk \(ˇ▼ˇ)/

CARA CEPAT MENGETIK 10 JARI

Mengetik 10 Jari, biasanya kita mengetik pake 11 jari, telunjuk kiri ama telunjuk kanan.

Masih inget banget waktu SMP ada pilihan keterampilan klo jaman sekarang Mulok (Muatan Lokal), masih ada ga ya? waktu itu, saya ikut kelas kelompok paduan Tata Boga dan Jasa. Nah, di kelas Jasa inilah pertama kali nya belajar mengetik 10 jari, tulisannya begini Belajar Mengetik 10 Jari Buta Berirama.. apa ya?

Ternyata kta bisa mengetik hanya dengan melihat ke teks yang akan di ketik, ato hanya ke layar monitor, sedangkan tangan kta asyik menari-nari di atas tuts keyboard komputer ato mesin tik.

Alhamdulillah sampe sekarang ilmu mengetik ini sangat berguna sekali, terutama ketika kta perlu waktu cepat dalam menyampaikan ato menulis sesuatu di komputer.

Tuts kunci yang dipergunakan adalah :
a s d f dan j k l ;

huruf a -- kelingking kiri
huruf s -- jari manis kiri
huruf d -- jari tengah kiri
huruf f -- telunjuk kiri

huruf j -- telunjuk kanan
huruf k -- jari tengah kanan
huruf l -- jari manis kanan
tuts ; -- kelingking kanan

2 ibu jari -- spasi bar

setiap jari akan menekan tuts yang satu kolom baik di atas tuts kunci maupun di bawah tuts kunci

q w e rt yu i o p
a s d fg hj k l ;
z x c vb nm , . /

kecuali untuk jari telunjuk, akan menekan tuts 2 kolom masing masing

Langkah-langkahnya seperti ini :

1. Duduk tegak, bersandar pada kursi, kaki letakkan di lantai agar seimbang.
2. Letakkan kedua tangan ditekuk dan diangkat sedikit, sejajar namun tidak menempel pada tuts kunci keyboard.
3. Siapkan teks tulisan di sebelah kanan.

Latihan :

1. asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl; asdfjkl;

2. qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop qweruiop

3. zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./ zxcvm,./

4. Latihan :
typewriter quick stewardess helicopter brown polycarbonate jump (20x)
Jalan kaki di pagi hari sambil menghirup udara yang segar. (25 kali)

Selamat mencoba !

=))

Tips Membuat Lamaran Kerja

    Jangan terlalu banyak menggunakan singkatan.
Deg hrmt.Trtrk dga ikln yg lwng krj di df mk pd ksmp ini sy mngjkan lmrn krj.
brsm srt ini km lmprk fc izsh fc ktp dll srt pnglm krj.
bsr hrp sy utk dtrm di prsh bp skn trm ksh.

    Jangan terlalu banyak lampiran
Untuk bahan pertimbangan bersama ini saya lampirkan
* FC KTP bapa saya
* Foto saya waktu disunatJ
* Surat kelakuan baik seluruh keluarga saya
* Bon hutang selama satu tahun

    Jangan menggunakan bahasa sok gaul
Dengan hromat banget, boss!!!
Hallo bos, capee deh!! pa kabar nih..? tentu baik aja dong, iya kan ya dong, bener kan ..? bener dong. o iya saya mau nglamar kerja nih boleh dong.. please dong boleh ya....

     Jangan menggunakan bahasa preman
gue pernah kerja di kantor bokap, tapi lantaran gue sering bolos dan ngegodaiin sekertaris kantor, gue dikeluarin, setannn banget deh. makanya gue ngelamar jerja dikantor elo, ga usah hawatir soal jabatan.. yang penting gue dibayar gede. oke deh gue tunggu jawaban elo dirumah. kalo tiga hari ga ada jawaban dari elo tau sendiri akibatnya....!!!

    Jangan menggunakan bahasa sok akrab
Dengan hormat,
hai apa kabar nih..? baik baik aja kan..? saya juga ketika nulis surat ini dalam keadaan baik, semoga keadaan kamu juga baik baik aja ya. ngomong ngomong gimana kabar anak-2 dan istri kamu tambah cantik kali ya..? salam aja buat mereka. oya hampir lupa, saya bermaksud melamar pekerjaan pada perusahaan kamu bisa kan?

kiat menjadi sekretris handal ;)

Strategi Menjadi Sekretaris Handal

“Tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris itu tidak hanya terbatas pada kelancaran administrasi perusahaan. Salah besar, kalau sekretaris hanya dianggap seseorang yang cuma bisa ngangkat telpon dan jadi ‘bemper’ bos, “ tutur Nunik (28), sekretaris di sebuah IT Company.

“Wah, kerja sekretaris itu nggak bisa cuma modal cantik dan bisa ngetik di komputer saja. Pada kenyataannya, seorang sekretaris ibarat tangan kanan atasan. Dia yang paling tahu jadwal dan kemauan atasan. Kalau Saya berprinsip justru jadi sekretaris membuka banyak kesempatan untuk belajar langsung dari si bos,” ungkap Lidya (27), sekretaris di sebuah perusahaan retail.

Baik Linda atau Nunik adalah sebagian dari karyawan yang sudah menyadari bahwa menjadi sekretaris itu bukanlah sebuah pekerjaan yang tidak punya orientasi karir yang menjanjikan. Walaupun begitu, tak jarang juga masih ada yang menyesal menjadi seorang sekretaris. Sepertinya : harga mati sekretaris cuma jadi asisten si bos !

Padahal perlu Anda ketahui, bahwa kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan untuk memperoleh dan memproses informasi, agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan akurat. Nah, disinilah peran utama para sekretaris yang menjadi pendukung utama para pengambil keputusan, harus mampu mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Jakarta Consulting Group (JCG) menyarankan seorang sekretaris tidak hanya menguasai elemen-elemen utama dalam pengaturan waktu lowongan kerja tetapi juga mampu menyusun suatu prioritas yang tepat dan disukai. Selain itu, sekretaris harus bisa beradaptasi dengan perkembangan perusahaan. “Jadi bukan tidak mungkin, seorang sekretaris bisa naik posisi ke assistant business development, “ujar Siska Gunawan dari JCG.

Lalu, teknik apakah yang harus dikuasai seorang karir sekretaris, untuk tidak sekedar jadi bemper bos saja ? Coba saja 3 teknik di bawah ini :

Pada bagian ini, seorang sekretaris biasanya yang paling tahu klien perusahaan dan atasannya. Ini kesempatan buat Anda dalam membantu sang atasan untuk mengembangkan network (jaringan kerja). Buatlah database klien, yang bisa mempermudah kerja Anda. Pelajari teknik komunikasi yang mempelajari karakter klien yang berbeda-beda. Ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang digunakan untuk orang-orang tertentu.

Institute of Company Secretaries of India menekankan pada pengajaran sekretaris yang mampu bertindak dalam situasi yang kompleks. “Seorang sekretaris harus bisa mencari akar permasalahan, karena sebenarnya dia-lah yang paling tahu perjalanan perusahaan.” Nilai lebih sekretaris adalah dia bisa mengambil keputusan dengan fakta, data dan informasi yang didapatnya langsung dari atasan dan bersifat akurat. Berbeda dengan posisi lain, yang justru ‘terbelakang’ dengan permasalah yang dihadapi perusahaan. Anda bisa saja memberikan saran atau alternatif jalan keluar pada atasan, selama Anda tahu fakta permasalahan yang sebenarnya.

Seorang sekretaris sebaiknya harus memahami segala keperluan dan kebutuhan atasannya. Untuk dapat menjalankan peran ini, sekretaris perlu mempelajari kemampuan manajerial yang memadai. Yang perlu dilakukan adalah Anda membuat daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan dan mintalah atasan memberikan persetujuan untuk daftar tersebut. Ini untuk menghindari kesalahpahaman dalam penentuan prioritas kerja antara Anda dan atasan.